TED 教你馬上用得到的 10 個簡報製作技巧

TEDxTaipei 十一月 27, 2014 

本文轉自 TEDxTaipei〈TED 教你馬上用得到的 10 個簡報製作技巧〉,Inside 獲授權轉載。

在職場上,常常需要使用簡報來闡述想法。可能是向老闆作新計畫的提案,也可能是對客戶作產品說明。可以說,簡報能力的好壞直接影響個人職場上的表現。一份美觀、簡潔的簡報不但可提升專業度,也能更有效率地說服你的聽眾。

好的簡報檔案如何製作?TED 網頁設計師 Aaron Weyenberg 是箇中高手,他提出了幾個製作簡報前一定要有的基本概念。

1. 別急著馬上開始

最後再動手做簡報吧。首先,先思考要傳達的訊息是什麼,要用什麼論點來支持。實際講出來,看看形式是否可行,然後再思考需要什麼樣的投影片來輔助。口頭講演和簡報本身需要分開看待,投影片只是用來讓聽眾更加進入狀況的工具。不是講者的逐字稿。

2. 讓風格呈現一致

好的簡報投影片會像是同一個故事裡的不同部分。儘量讓投影片使用一樣的排版、配色、文圖配置。格式範本可以簡單解決這個問題。但如此一來,不但內容被限制,還有很大的機會用到和別人一樣的範本。為了防止這種情況,我會把平常用到的一些範本中的素材另外保留,需要的時候再加以組合使用。

3. 考慮主題間如何轉換

然而,如果過度強調一致性,很容易太過頭,你不會希望每張投影片都一模一樣的。在你想要特別強調的主題,可以用特別的風格。舉例來說,如果投影片是黑底白字的風格,可能在換主題時,格式轉換成白底黑字。如此一來,風格上沒有太大的衝突,整體簡報結構不變,同時也告訴聽眾:我們現在要轉換到下個主題了。

4. 文字越少越好

避免太多的文字量,尤其不要讓文字內容和講的東西重複太多。就像在會議中發了參考資料下去,大家不會專心聽,反而低頭看他們自己的東西。太多文字等同強迫聽眾從你的報告中分神,去注意你的投影片。頭腦沒辦法一次處理那麼多工作。最好注意兩者之間的比例。如果你非得要放入很多字,不要讓文字一次就全部出現。

5. 用有力道的圖片

好的圖片不能讓聽眾分心,且能快速從中產生共鳴。這些圖片有兩個特點:1)讓聽眾一看馬上能對你想表達的東西產生強烈印象。2)不過度複雜,可以是一種比喻或是實物,且和講的東西是有關聯的。

(如本例,投影片想告訴大家,專案的結束是不斷修正和成長的開始) just thebegining

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接下來是 Aaron Weyenberg 的一些個人小技巧:

1. 別用太多花俏的功能

簡報製作軟體通常提供很多過場特效,Weyenberg 認為,大部分的特效對聽眾沒有幫助。更糟的是,他暗示了你的投影片是多麼的空洞和乏味。如果一定要使用,不要用效果太誇張的,而且讓所有投影片一起使用。

2. 半透明遮罩可用來快速集中焦點

如果你想要指出圖片中的某一部分,可以用一個大箭頭去強調。或者,這裡有個個人的小祕技。非常適合用來突顯新的網頁設計,尤其是我不希望聽眾分心在網頁的其他部分時。把要用的圖片複製兩張,一張調成半透明後,在要強調的地方挖洞,貼到另一張上面去。

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3. 碰到大圖片時,使用移動圖片的技巧

要秀出整個網頁時,GOOGLE 有個外掛功能可以幫你把整張網頁的圖片抓下來。但尺寸往往會超過單面投影片的大小,這時不用去裁切或壓縮原本的圖片。在 Keynote 裡有個功能可以讓你在作簡報時移動圖片。

4. 不要把影片設定成自動播放

在投影片中插入影片很簡單,但如果就這樣讓影片自動播放,實際簡報時常會讓電腦耗費無謂的讀取時間,甚至讓講者誤點至下張投影片,應該要把投影片裡的影片設定成手動播放。

5. 如果要使用簡單的圖表,重新繪製

將要用的圖表插入至投影片中很容易,但常常會讓整體的美感大打折扣。如果圖表本身並不複雜,你又有多餘的時間。可以考慮用軟體本身的功能重新畫一份表格。雖然是簡單的工作,卻可以讓你的簡報更加簡潔美觀。

《本文原出處:10 tips on how to make slides that communicate your idea, from TED’s in-house expert》)。

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高雄市立林園高中 電腦教學

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